TAINS News No.39 [Page.7]

グループウェアが稼働しました

サイバーサイエンスセンター　吉澤誠

情報シナジー機構　ポータル構築支援タスクフォース(*1)

1 概要

　平成22 年10 月，グループウェアが本稼働いたしました（工学研究科は平成23 年度，星陵地区は平成24年度本稼働予定となっております）。
　グループウェアは，学内の様々な情報を一元管理するためのシステムです。情報の一元管理により，情報共有の効率化・円滑化および利便性の向上を目指しています。スケジューラや掲示板等，情報共有を行うための各種ツールを提供しているため，部局内等での情報共有にも利用していただくことができます。公開範囲の設定も行えるため，他部局の人には見せたくないような情報の共有にも利用できます。より多くの情報をグループウェア上で管理することにより，より効率的で便利な情報管理を行うことができます。
　グループウェアへのアクセスは，https://www.srp.tohoku.ac.jp/index.html より行ってください。

2 画面イメージ

　トップ画面（デスクトップ）のイメージです。自分の今週の予定を確認できる他，各種新着情報の確認を行うことができます。各機能へのアクセスは，「アプリケーション」メニューから行うことができます。

3 グループウェアで出来ること

　グループウェアを使って，次のようなことができます。

3.1 事務情報の閲覧

　全学通知（共済関係・訃報等の事務連絡）の閲覧ができます。

3.2 各種連絡先の検索

事務系座席表・学内便文書ボックス番号一覧の閲覧

　ファイルライブラリ‐本部・部局事務等座席表で，全学の事務系組織の座席表や学内便文書ボックス番号一覧を閲覧することができます。

全学の職員の連絡先の検索

　アドレス帳‐職員アドレス帳で全学の教職員の情報（所属・電話番号・メールアドレス等）が検索できます(*2)。

全学の事務系組織の連絡先の検索

　アドレス帳‐共有アドレス帳で事務系組織の電話番号やFAX 番号，メールアドレスが検索できます。

3.3 施設予約

　学内の会議室や講義室等の施設の予約を行うことができます。また，プロジェクターや実験器具等の備品の予約管理を行うこともできます。
　※どういった施設や備品をグループウェア上で予約管理するかは，各部局の運用にお任せしております。

3.4 スケジュール管理・共有

　自分自身のスケジュールを管理できるのに加え，他の教職員のスケジュールを閲覧・登録することもできます。会議等の日程調整を行う際に，参加メンバーの空き時間を知ることができ，便利です。また，スケジュール登録の際に，施設も一緒に予約することもできます。
　※スケジュール登録時に，表示先を特定組織内とすることで，特定組織以外の人が見たときには「非公開」と表示されます。「非公開」となっているスケジュールでも，時間は表示されますので，空き時間を知ることができます。

3.5 部局等の特定組織内での情報共有

　掲示板やファイルライブラリ等の機能を利用し，部局等の特定組織内での情報共有を行うことができます。

機能紹介
掲示板	組織やグループ内で情報を共有するための機能。ファイルを添付した情報を登録することもできる。
ファイルライブラリ	組織やグループ内でファイルを共有するための機能。任意のフォルダを作成し，ファイルを登録することもできる。
カレンダー	組織やグループ内で行事予定を共有するための機能。