G Suite for Education の導入について

情報部情報推進課共通基盤係 阿部武三

1 はじめに

 本学は,業務運営の改善と効率化を目標に掲げ,予てから事務等の効率化・合理化に取り組んでおります。また,東日本大震災の経験を踏まえ,学生や全教職員への連絡手段の確保及び緊急・災害時の迅速な情報統制のあり方について見直しを図り,2014 年9 月に学生用メール,2015 年4 月に新しい全学教職員メールシステムを開発し,主たる通信手段として運用して参りました。
 しかし,約4 年間皆様にご利用いただきました東北大メールが2020 年3 月をもって契約満了となるため,次期においては,学生メールと統合し新たなシステムを構築するのが合理的との結論に至りました。
 今回,新たなメールシステムとして,更なる業務運営の改善に加え,セキュリティ対策の向上及び教育・業務サービスの拡充が可能なメールサービスG Suite for Education (以下「G Suite」という。)を導入しましたのでご紹介致します。
 G Suite は,2019 年6 月17 日から新東北大メールとして運用を開始し,予備稼働を経て2019 年8 月1 日から本格的に稼働します。G Suite 導入によって,現行システムで制限されていたメールボックスの容量が無制限となり利便性が格段に増しました。そのほか,Google ドライブやGoogle カレンダー等のアプリ機能も充実しておりますので,皆様の日常業務に活用していただきたいと思います。
 それでは,今回導入した新システムの優れている点をご紹介し,次節以降にてログイン方法の変更点等についてお知らせ致します。

■ G Suite ■ Gmail ■ Google ドライブ ■ Google カレンダー

2 ログインについて

 従前の東北大メールからログイン方法が変更になりましたので,下記URL からログインを行って下さい。
 新システムにおいては,下記3 項目を統合電子認証システムのプロファイルメンテンス画面でご確認いただきログインを行って下さい。



図1: 新システムログイン画面https://mail.google.com/a/tohoku.ac.jp


3 2 段階認証プロセスとパスワード再設定用連絡先の登録について

 新東北大メールでは2 段階認証機能を搭載しており,この操作を行うことによって,セキュリティが強固になりますのでお奨め致します。
 また,パスワードを忘れた場合,予め設定した連絡先で再設定に必要な情報を受け取ることができますのでご活用下さい。

「2段階認証プロセスの設定」及び「パスワードを忘れた場合に備えた事前設定」の設定方法掲載場所
東北大メールホームページ内の移行マニュアル
https://www.bureau.tohoku.ac.jp/i-synergy/tumail/tumail_newmanual.html


4 変更点等について

 今回のシステム更新にあたり,メールアドレス,別名アドレスの変更はございません。
 現行のメーリングリストはシステム管理者側で移行しますが,2019 年8 月1 日から申請方法が変更になります。詳細は,東北大メールホームページに掲載致します。

5 移行作業の概要について

 新システムへの移行にあたり,皆様に諸設定と諸作業を行っていただく必要がございますのでご協力をお願い致します。

●新システムへの初回ログイン ●データ移行【メールソフト(IMAP),Web メール】 ●メール転送設定の移行

6 主な機能の紹介について

Gmail メールサービス
ドライブとドキュメント 各種データを保存できるオンラインストレージ
カレンダー スケジュール管理アプリケーション
Google Chrome 同期 閲覧履歴等を端末間で共有できるサービス
Google ハングアウト Google が提供する統合メッセージサービス
Jamboard Service 電子ホワイトボードサービス
Keep メモアプリ及びウェブサービス
※教職員用2019年8月1日現在
※そのほか,順次サービスを広げていきます。
Google 及びGoogle ロゴはGoogle Inc. の登録商標であり,同社の許可を得て使用しています。

7 便利な使い方について

 各種アプリの使用により,お持ちのモバイル端末でG Suite をより便利に使う事ができます。例として,2段階認証プロセス用コードの受領や普段使用しているパソコン環境設定の引き継ぎのほか,Gmail と親和性が高いインターフェースでメール操作を行ったり,Google アカウントに送られた通知を受領することができます。
 Google ドライブでは,ファイル(写真やMicrosoft Word 等)をクラウドに保存することが可能であり,Word ファイルをGoogle ドキュメントで変更したり,Word ファイルをGoogle ドキュメント,Google スプレッドシート,Google スライドのファイルに変換したりすることもできます。
 さらに,保存したファイルを他のGoogle アカウントと共有し,「マイドライブ」では保存したファイル毎に共有相手を指定することができます。「共有ドライブ」ではチームで共有するファイルを保存するスペースを作ることができ,例として,プロジェクトチーム用のファイル保存スペースを作り,そこに保存してある資料(Google ドキュメント等)を複数人で同時編集するといった使い方が可能です。
 共有の際は,誤ったアカウントを指定しないようご注意下さい。

8 おわりに

 今回,本学の情報システムとして正式にG Suite を導入しましたので,今後の業務利用においては,個人のGmail ではなく本学Gmail の利用をお願い致します。
 マニュアル等については東北大メールのホームページに掲載しておりますので,ご覧下さい。

https://www.bureau.tohoku.ac.jp/i-synergy/tumail/index.html

お問合せ先 情報シナジー機構
情報基盤運用室共通基盤システムグループ
(情報部情報推進課共通基盤係)
TEL 022-217-6179
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