東北大メールの添付代替手段・Zip 内容チェック機能の提供について

情報シナジー機構　林崎孝雄

1 はじめに

　2015 年4 月に運用開始した東北大メール（以下，「本システム」という。）[1] は，現在(*1)約1 万2 千名が利用し，日々15 万通以上のメールが送受信されて，皆様の業務を支えています。
　現在，新機能の提供に向けて準備を進めており，2018 年6 月頃よりZip ファイルチェック機能およびファイ ル送付領域（オンラインストレージ）の確保，メール添付ファイルの自動 剥 （ は ） がし機能を順次，提供いたします。

2 導入の目的・効果

2.1 メールサーバ負荷軽減

　各部局で独自に運用しているメールシステムを東北大メールへ集約することで徐々に利用者が増加し，メール流量も増大しています。また，メーリングリストへの添付ファイル付メールの投稿等によってもメールサーバの負荷が高まり，メール遅延・システム障害の発生頻度が高まっています。これに対し，添付ファイルを自動で 剥 （ は ） がし，流通するデータ量を軽減することでメールサーバの負荷が下がり，メールシステムの安定運用に 繋 （ つな ） がります。加えて大容量ファイルを簡単にセキュアに受渡し可能となる新たな機能も提供します。

2.2 セキュリティ対策

　本システムにおいて，これまで利用者へメールが届く前にメールサーバでウィルスチェック及びスパムチェックを行ってきましたが，Zip ファイルに圧縮されたものはチェックする仕組みがありませんでした。これに対し新たな機能として，メールに添付されたZip ファイル内のチェックを行うことで利用者が安心してZip ファイルを閲覧することが可能となります。

3 システム概要



【機能説明】

�‖舁椴魅侫．ぅ襪料�受信 ��添付ファイルの自動 剥 （ は ） がしURL 化 �Ｅ塞�Zip ファイルの受信前チェック

4 利用者における運用の変化

東北大メール利用者においては添付ファイルの操作方法がこれまでと変わります。
内容 導入前 導入後
メールでのファイル送信 【方式】
メールに添付し送付
  • 添付できる容量は20MBまで
  • 送付したメールおよび添付ファイル保存期間の制限なし
 【方式�� 】
メールに添付し送付
→添付ファイルは自動的に 剥 （ は ） がされ，ダウンロード用URL が記載されたメールが送付先に届く（メール添付で送付できる容量は20MB まで）※
【方式�� 】
先にファイル送付領域にファイルをアップロードしダウンロード用URL を生成，そのURL をメールで送付（ファイル送付領域で送付できる容 量は200MB まで）
  • ファイル送付領域へのデータ保存期間は2週間※
メールでの添付ファイル受信 【方式】
メールに添付されたファイルを受信
  • 受信できるサイズは20MB まで
  • 受信したメールおよび添付ファイル保存期間の制限なし
  • Zip 圧縮ファイルはチェックされずメール添付で受信
 【方式】
添付ファイルは自動的に 剥 （ は ） がされダウンロード用URL が記載されたメールが届く（受信できるサイズは20MB まで）※
  • ファイル送付領域へのデータ保存期間は2週間※
  • Zip 圧縮ファイルの内容をチェックし，危険なファイルを排除
※容量制限，保存期間は今後，変更となる可能性があります

【添付ファイル管理の注意点】
　ファイル送付領域に保存されたファイルは２週間で自動削除されるため，後に確認しても出来ません。必要なファイルは早めにダウンロードし，パソコンのローカルストレージまたはファイルサーバ等で管理するようお願いいたします。

5 おわりに

　新機能追加により，教職員が利用する東北大メールが安定運用となり，また，これまでの機能にはなかった大容量ファイルのセキュアな送信／受信が可能となります。
　更に現在，多くのシステムのクラウド化が進んでいますが，本システムにおいても例外ではなく，直近数年間でクラウド化が進むと想定されます。今後も利用者が安心して便利に使える環境を提供いたします。

参考文献

[1]村上忠, “東北大メールの運用開始について,” TAINS ニュース, No.43, pp.4–5, 2015. (http://www.tains.tohoku.ac.jp/news/news-43/0405.html)
(*1)2018 年2 月5 日時点